¡Proteja su negocio ante un evento inesperado!

En los últimos cinco años han ocurrido eventos inesperados que nos han cambiado la vida, como los terremotos del 2020 y los huracanes Irma y María en el 2017. Estos eventos, nos han demostrado que la preparación y planificación es importante para proteger el negocio.

Ya en el pico de la temporada de huracanes, que culmina el 30 de noviembre, es importante que se asegure de que su negocio está preparado para enfrentar cualquier emergencia que ocurra y que tenga desarrollado un plan de continuidad, que incluya procedimientos para enfrentar emergencias y mitigar posibles daños. De esta forma, su negocio podrá continuar operando, sin que sus finanzas se vean afectadas.

“Los dueños de negocio deben tener conciencia de la necesidad de contar con un seguro. Antes, un seguro era considerado como un lujo, pero después del huracán María se convirtió en una necesidad, porque vimos lo importante que es estar bien asegurado”, detalló la Lcda. Evelyn Rosa Morel, vicepresidenta del área de seguros de propiedades comerciales y contingencia de Popular Risk Services.

Cada negocio es particular, por lo que el plan de continuidad va acorde con cada compañía. Sin embargo, existen unas guías que debe considerar para preparar su negocio ante cualquier evento inesperado.

1. Realice un inventario de todas las pertenencias

Tener un inventario del negocio le permite contabilizar las pertenencias en caso de que tenga que presentar una reclamación. Tome fotos y vídeos para identificar fácilmente los daños que sufrió la propiedad.

A la hora de reclamar, las aseguradoras prestan atención particular a las condiciones del local previo a un evento catastrófico, por lo que contar con evidencia fotográfica permite demostrarles el “antes” y el “después” del inventario, las circunstancias y las instalaciones.

2. Haga inspecciones periódicas de la propiedad comercial

Asegúrese de tomar las medidas de seguridad correspondientes y realizar las reparaciones necesarias para que la propiedad resista cualquier evento o acontecimiento inesperado. “Por ejemplo, si tiene un letrero, tiene que estar anclado. Si no lo está debe removerlo, porque eso puede ser un proyectil para otro comerciante o persona”, apuntó José Figueroa Padín, productor de seguros en Popular Risk Services.

De igual manera, mantenga los desagües y los techos limpios y pode los árboles cerca de su establecimiento.

3. Prepare el local para un evento inminente

• Cubra las ventanas y las puertas de su negocio con tormenteras o tablones de madera. De igual forma, revise los marcos de las puertas y ventanas para asegurar que estos estén bien adheridos a la estructura.
• Recoja objetos que puedan ser levantados por la fuerza del viento y convertirse en proyectiles. “Si tiene antenas de comunicaciones en los techos tiene que moverlas en caso del paso de un huracán”, agregó Figueroa Padín.
• Suba los elevadores al nivel más alto y apague el sistema. Revise que el cuarto de máquinas esté bien protegido de posibles filtraciones de agua o algún otro daño.
• Las cisternas deben estar llenas a capacidad y sus tapas o cubiertas deben estar selladas.
• Proteja los equipos electrónicos del agua cubriéndolos con una funda plástica y evite dejarlos al nivel del piso para que no sufran daños por agua.

4. Proteja los documentos de la empresa

Es fundamental que proteja los documentos de la empresa, manteniendo duplicados de los registros de su negocio y de sus clientes. Además, debe conservar estos duplicados en formato físico o en la nube, en caso de que su negocio se destruya. Algunos de los documentos que debe proteger son: información de finanzas; licencias y certificados; recibos contributivos; pólizas de seguros; y base de datos de empleados, clientes y proveedores.

5. Mantenimiento de su generador eléctrico

Asegúrese que tiene suministros para garantizar el funcionamiento del generador luego del evento, incluyendo combustible, filtros y lubricantes. Almacene el combustible en un lugar ventilado. Además, tenga a la mano los números de teléfono de la compañía que brinda servicio y mantenimiento del equipo. Repase el procedimiento de operación del generador eléctrico junto al personal que estará a su cargo en caso de una emergencia.

6. Proteja áreas que estén en construcción

Los expertos de Popular Risk Services también aconsejan recoger materiales de construcción que estén en las instalaciones de su negocio para que no representen peligro al momento de un evento catastrófico, ya que muchos de ellos pueden convertirse en proyectiles.

7. Haga acuerdos contractuales para servicios después de la emergencia

Evalúe crear acuerdos para la reparación de equipos y estructuras, remoción de escombros, alquiler de vagones refrigerados para mercancía perecedera, transportación, renta de equipos, alquiler de autos, hotel o utilidades. Esto permite asegurar una continuidad temprana del negocio luego de un evento debido a que contará con servicios que le asistirán en el proceso. Además, considere realizar acuerdos preliminares para el arrendamiento de locales alternos.

Ante esto, Figueroa Padín opinó que los acuerdos se deben realizar con anticipación ya que “todo el mundo empieza a subir sus costos porque la demanda es fuerte”.

8. Identifique si su propiedad está en zona inundable

La Agencia para el Manejo de Emergencias Federal (FEMA, por sus siglas en inglés) tiene un mapa actualizado en su página msc.fema.gov. Coteje esta información y asegúrese de que tiene una póliza de seguro que cubra daños por inundación debido a que las pólizas de propiedad, por lo general, no cubren este tipo de daño.

9. Tenga sus pólizas al día

Darse cuenta de que su negocio no estaba asegurado adecuadamente cuando ya ha sufrido una pérdida puede ser financieramente devastador. Consulte con su productor de seguros si sus pólizas están al día con las cubiertas necesarias.

Cada negocio debe contar con un programa de seguros que tenga:

• Pólizas de propiedad comercial para proteger la estructura del negocio, el contenido, el inventario y los equipos;
• Responsabilidad pública para proteger el negocio de reclamaciones extrajudiciales y judiciales que ocurran por daños causados a terceros;
• Interrupción de negocio, provee para que su negocio siga operando; y
• Póliza de auto comercial, que provee cubierta para los autos de negocio y para cubrir cualquier daño que estos causen a terceros mientras son utilizados, por ejemplo, causar un accidente mientras hacen entregas de mercancía.

Figueroa Padín recomendó reevaluar las pólizas anualmente. Además, se debe notificar cualquier cambio en el negocio para que pueda incluirse bajo su póliza de seguro. Así también, debe actualizar el valor de la propiedad.

“Es bien importante saber que no tener un plan de continuidad ni un seguro que le responda puede acabar no solamente con su negocio, sino que también puede afectarle económicamente y a nivel reputacional”, advirtió Rosa Morel.

“Desde el primer momento que ocurra algún evento inesperado nosotros decimos presente”, puntualizó Rosa Morel.

Comuníquese con su equipo de Popular One para ayudarle a proteger sus activos y preparar su negocio para lo inesperado.